主页 > 管理

《年会背后的那些故事》之一

时间:2019-11-16 来源:嘉怡时尚

前言:一年一度的中心迎新年会圆满落幕。两天年会的精彩照片和视频经过收集汇总整理后将在一楼大屏循环播放。与此同时,我们公众号发起了《年会背后那些故事》征稿。今天登出的第一篇投稿是来自培训部助理,同时也是工会小组骨干乐婕的《你不知道的年会那些事儿》

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

你不知道的年会那些事儿~

热热闹闹的年会终于落下帷幕,中心送出的大奖你有没有占到一份儿呢?没中奖的宝宝们也不要气馁,毕竟我们都收获了满满的祝福和感动呀~手机铃声设置成《好运来》,咱们明年再战!

一场年会下来,去参加的小伙伴们觉得是一场温馨热闹的盛会,对策划、组织和支撑的小伙伴来说可能意味着更多。用第二天的导演CC的话来说:“没想到办年会涉及的细枝末节那么多,往年只是参与一下没有这么大的感触,现在才知道有这么多的事要确认。”今天我就来带领大家CUE一下年会的流程,了解下关于年会,你不知道的那些事儿~

☆讨论阶段

一般在每年的年底,工会小组成员就会在黄老师的带领下讨论年会的粗略方案,包括时间、地点、场次、大致流程、奖项设置、工作分配等等。讨论之后会出具方案发给领导和各部门主管进行修改确认。2019年的年会,我们在201811月底就已经出好方案和工作细则啦!

☆筹备阶段

12月初,黄老师需要和青麦坊敲定场地预留时间,因为青麦坊是专业的话剧表演场所,平时有很多演出,需要提前把场馆预约好,以免被别的演出抢占~

敲定好时间后,我们需要和青麦坊签订场地租用合同,包括开发票等一系列琐碎的事情。偷偷抱怨一下,合同涉及格式问题来回返工好几次,发票和打款也由于青麦坊银行账户变动的问题,来来回回来来回回来来回回了很多次,中间流转了青麦坊、区域中心、中心网盈公司、网盈扬州总公司、财政部门、银行等等数各环节,都需要我们不停的和各方进行确认。

年会红色新年礼包的设计与定制,从面料选择和把关到样品检验;礼包内礼品的选择;订制可乐文字和图案设计以及与商家的不断沟通修改确认;年会奖品的选择;年会背景墙数次请广告公司修改设计方案,等等诸如此类多如牛毛,琐琐碎碎的事情。

☆准备阶段

工会小组在活动方案内规定了各部门需要挑选的节目数量和类型,12月开始各部门开始陆陆续续进行紧张的排练,这时候有镜子的瑜伽室成了“兵家必争之地”,为了错开排练时间,各部门都预约了瑜伽室的使用时间,争取让每个节目都能尽善尽美。

今年的年会分为两天,主持人是早早定下的三大台长+四大主管/助理+工会成员乐婕(凑数专用),两天的导演分别是辉哥和CC12月中旬,两位导演牵头所有主持人会面,敲定年会所需要的所有工作人员名单,包括物品运输、奖品看管、现场引导、饮食监管、发奖礼仪、抽奖大屏、摄影摄像等等等等所有年会流程的负责人。所以大家在年会现场看到的忙忙碌碌的工作人员,都是提前一个月抓好的壮丁,保证业务精湛熟悉岗位通晓流程~

☆战备阶段

进入1月,各部门的排练开始越来越密集,各部门的年会的节目单在1月7日之前报到工会小组,同时还需要备注每个节目需要的音乐、灯光、麦克风的设备,便于与剧场沟通。这时用兵荒马乱来形容毫不为过。青麦坊需要跟我们确认现场装饰、投影幕布、人员设备等等问题,工会小组需要分配节目单设计大屏,主持人需要准备服装、串词、节目设计,网盈公司需要进行采购保管,黄老师需要联系广告公司等等等等。

单拿一件小事来说吧,送出奖品的抽奖软件大家还有印象吗?节目现场滚动出名单,按键就停的那个。这个软件不是免费的,是去年前工会成员罗兴超自己花钱买的,抽奖软件的ID只能绑定一台电脑,所以需要提前把这台电脑预留出来(培训师表示要哭,设备不够用)。软件没有人会用,又请了忙碌的罗老师到公司专门教支撑部詹敏使用。詹敏为了保证现场不出问题,提前好多天熟悉软件练习操作。啊对了,没中奖的小伙伴们,试抽的时候我看见好多熟人的名字在一等奖那一栏里,不知道你们的好运有没有保持到最后呀哈哈哈!

☆彩排阶段

我们年会是1718号开始,16号下午部分工作人员就已经到现场开始彩排了。到场的时候青麦坊的工作人员正在布置会场,由于剧场后面有固定背景,今年的大屏投影用了立式的幕布,现场调试的时候发现幕布距离不合适,剧场工作人员又紧急调测距离,没有任何保护措施,站在巨高的一个钢架上,真的让人提心吊胆心惊肉跳!

导演和主持们就节目的细节一遍一遍确认:节目的道具是否确认好人员搬运、音乐是演员在场边还是场中开始放、麦克风需要怎么传递给下一场、游戏的道具在什么时机上台、抽奖嘉宾和获奖人员的站位在哪等等等等,甚至像麦克风电量不足需要青麦坊工作人员重新采购,都要一一确认好,种种琐事不一而足。

☆狂欢阶段

年会正式开始时间是13:30,所有工作人员在早上9:30就已经到达现场开始准备工作,各岗位各环节的负责人到场熟悉岗位和流程,化妆走位,迎接大家的到来~这个环节已经是“出菜”的时候,希望能给小伙伴们带来一场视觉盛宴,留下美好的回忆!

☆收尾阶段

与会的小伙伴们拎着礼包心满意足退场的时候,我们的工作人员还需要清扫会场,整理道具,调试大屏和设备,扫描化妆间和座位上有没有遗漏的物品,最后陆陆续续的互相告别。

说了这么多其实才是冰山一角,一场成功的年会,离不开所有部门小伙伴们的全力支持和无私奉献,尽管我们事先考虑了很多情况,但现场总有突然情况导致的稍许不足,希望小伙伴们能多多包容和鼓励!也欢迎大家能够多多参与我们的工会活动,作为工作人员体验一场活动的始末,一定也是非常有意义的事情哦!

☆☆☆最后是彩蛋环节~~我们来认识下扬州区域工会小组现任成员吧!☆☆☆

◆气场担当——黄筠

自称老黄,其实喊她老黄怎么喊怎么别扭,毕竟她的脸怎么也跟“老”搭不上任何关系,我们都爱喊她黄老师。黄老师负责所有活动的统筹和策划,名副其实的工会老大。

◆诡计担当——乐婕

协助黄老师完成各项企业文化和工会活动,提供各种各种的主意(天马行空但基本没用),负责出具各种活动方案整理各种活动流程,拖延癌晚期+间歇性高效。

◆嗓门担当——沈宁

必杀技“召唤术”,适合所有宣传、集合事宜,工会专门给她配备了一个小喇叭(然而并不需要好么),热心养生专家,偶尔会有让人难以维持人设的言论导致群众表情崩塌。

◆门面担当——严珊珊

脸赞小美人,工会小天使~明明可以靠脸吃饭偏偏要靠力气干活,所有活动冲在前面且任劳任怨,永远为他人考虑,岁数最小却在照顾工会所有人~

◆笑果担当——赵凌峰

年会上峰哥的天线宝宝造型有没有让你笑到扑街??长在我笑点上的美人,又一个明明可以靠脸系列的典范。闷声发大财的典范,有颜有实力的代表!

◆苦力担当——陈璇

不听任何复杂的东西,但是遇到要卖力气的活儿第一个当仁不让,永远冲在受苦受累第一线且甘之如饴。思维偶尔神游,做事异常靠谱。

◆体能担当——许中阳

游泳健将运动选手,泳池里泡出来的奖状和证书一堆一堆的翻出浪来。时常神隐不在线,除了游泳还会熟练运用设计软件,不可多得的跨界人才。

◆传说担当——佘得玺

大侠级人物,基本全能无弱点,各种技能全部满点。对外身份是司机师傅,实际你告诉我他是国家特工我都信。不会做饭的武术家不是好园丁,单是告诉你他养过什么就要3000字。